Lojistik operasyonu belge üretir: irsaliye, teslimat tutanağı, hasar tutanağı, araç muayene belgesi, sürücü evrakı, müşteri sözleşmesi, sefer fotoğrafı. Bu belgeler genellikle üç yerde dağınık durur — sürücünün telefonunda, ofisteki klasörde ve muhasebenin e-postasında. Bir itiraz ya da denetim geldiğinde aranan belge saatlerce bulunamaz. Çözüm, belgeyi ilgili kayda bağlı saklamaktır: sipariş, sefer, araç, sürücü ya da müşteri kartına.
Kayda bağlı saklama ne demek?
Dosya bir klasörde değil, bir nesneye ekli yaşar. Teslimat fotoğrafı siparişin üstünde, muayene belgesi aracın üstünde, SRC belgesi sürücünün üstünde. Arama "hangi klasördeydi?" değil "hangi sipariş?" sorusuyla yapılır. Süresi olan belgeler (muayene, sigorta, ehliyet) tarihleriyle birlikte tutulur; süre yaklaşınca sistem uyarır.
Nerede saklanmalı: yerel mi, bulut mu?
İkisi de olur; önemli olan seçimin belgeyle kaydın bağını koparmamasıdır. Sistem, dosyayı Google Drive, OneDrive ya da Dropbox'ta tutsa bile "bu dosya şu siparişe ait" bilgisini kendinde saklamalı. Sağlayıcı değiştiğinde toplu transfer yapılabilmeli; kota dolduğunda uyarı gelmeli.
Evrak şablonları: belgeyi sistem bassın
Teslimat tutanağı, irsaliye, iş emri gibi belgeler Word'de düzenlenip elle dolduruluyorsa hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Kurum logolu, alanları sistemden dolan şablonlar bir kez tasarlanır; sonra her kayıt için tek tıkla basılır. Şablonu değiştirmek için yazılımcıya gitmek gerekmemeli.
Mobil ekler
Sahadaki fotoğraf ve belge, sürücü ya da personel uygulamasından doğrudan kayda eklenmeli. WhatsApp'tan gelen fotoğraf, ilgili sipariş bulunup elle yüklenmediği sürece kaybolmuş sayılır.
Logitera Dosya / Evrak Yönetimi'nde
- Dosya Yönetimi Dashboard: genel bakış, yüklemeler, arama, istatistikler; modül bazlı, müşteri bazlı ve mobil dosyalar görünümü.
- Dosya tipleri ve modül bazlı dosya tipi tanımları; kota ve kota aşımı uyarısı.
- Depolama sağlayıcısı: yerel CDN ya da Google Drive / OneDrive / Dropbox; OAuth bağlantı, hesap sağlık kontrolü; bulut transferi iş emri, silme senkronu.
- Evrak Şablonları: sürükle-bırak tasarımcı (metin alanı, logo, tablo, çizgi / kutu), kurum bazlı şablon kopyası, çok dilli etiketler.
- Belge basımı: satış / stok çıkış, sevkiyat siparişi, sandık ve palet, raf, fatura, şoför, bakım-onarım, pozisyon, iade iş emri.
- Mobil: tüm mobil uygulamalardan fotoğraf ve dosya ekleme; web'de "Mobil dosyalar" sekmesi.
Modül sayfası: Dosya / Evrak Yönetimi. Belge süre uyarıları nakliyeci tarafında Tedarikçi Portalı Mevzuat Uyum Merkezi'nde de çalışır.
Kontrol listesi
- Hangi belge hangi kayda bağlı? (sipariş / sefer / araç / sürücü / müşteri)
- Süreli belgeler hangileri, uyarı kaç gün önce gelsin?
- Depolama yerel mi bulut mu; kota ne kadar?
- Hangi belgeler şablonla basılacak?
Bu dört karar verildikten sonra geçiş, mevcut klasörlerin ilgili kayıtlara bağlanmasından ibarettir.