"Bu araç kazandırıyor mu?" sorusunun cevabı çoğu filoda yoktur; çünkü giderler beş farklı yerdedir: bakım faturaları serviste, lastik alımı muhasebede, yakıt istasyon ekstresinde, MTV ve kasko takvimde, hasar sigortacıda. Araç başına gerçek maliyet, bu beşini tek deftere, araç plakasına bağlı olarak toplamakla başlar.
Maliyet kalemleri
| Kalem | Nereden gelir | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Bakım-onarım | İş emri, servis faturası | Periyodik bakımın takvimden takibi, atlanan bakım |
| Lastik | Alım, takma, kaplama | Lastiğin hangi araçta ne kadar çalıştığının bilinmemesi |
| Yakıt | İstasyon / tank | Fişlerin elle girilmesi, araca eşlenmemesi |
| Sabit giderler | MTV, kasko, trafik sigortası, muayene | Yıllık giderin aylık maliyete dağıtılmaması |
| Hasar | Kaza, tazmin, sigorta | Olayın maliyetinin araca yazılmaması |
| Sürücü | Avans, harcırah, ceza | Sürücü hesabıyla araç hesabının karışması |
Km başı maliyet
Toplam gider / yapılan km. Basit görünür ama iki şart vardır: giderin araca doğru yazılması ve km'nin güvenilir kaynaktan gelmesi (araç takip cihazı ya da yakıt alımındaki kilometre). Km başı maliyet, araçları birbiriyle karşılaştırmanın en dürüst yoludur; eski araçların gerçek maliyeti burada ortaya çıkar.
Gelir tarafı
Maliyet tek başına anlam taşımaz. Aracın çalıştığı seferlerden gelen gelir (pozisyon bazlı) aynı deftere işlenirse araç başına kârlılık çıkar. Sevkiyat modülü kullanıyorsanız gelir zaten sistemdedir; iş sadece eşleştirmektir.
Logitera Filo Yönetimi'nde nasıl toplanır?
- Bakım & Onarım: iş emri, iç / dış servis, garanti takibi, periyodik bakım tanımları (km / süre), maliyet kartı, faturalama, bildirimler.
- Lastik İşlemleri: alım, araca takma, araç lastik stoğu, kaplamaya gönderme ve kaplama stoğu, seri no bazlı lastik geçmişi, son durum raporu.
- Yakıt Yönetimi: depo tankı ya da istasyondan alım, analiz, tüketim tahminleme; yakıt web servis entegrasyonu ve tank otomasyonu ile otomatik kayıt, araç ve ürün eşleştirme.
- Filo Sabit Giderler (MTV, kasko, muayene…), Araç Muayenesi, Gider Fatura İşlemi, Araç ve Sürücü Hesapları.
- Hasar Yönetimi: hasar kartı, olayda bulunan kişiler, tazmin, sigorta, zaman tüneli, hasar tutanağı.
- Araç Gider Analitiği: maliyet analizi, trend, araç karşılaştırma, km başı maliyet. Araç Gelir / Gider Raporu: araç ve dönem bazında kârlılık.
- Filo Stoklar Genel Raporu: yakıt, lastik ve yedek parça stok hareketleri.
Modül sayfası: Filo Yönetimi. Gelir tarafı için Sevkiyat Yönetimi pozisyonları kullanılır.
Başlangıç için üç ay planı
- 1. ay: araç, dorse ve sürücü tanımları; yakıt entegrasyonu; sabit giderlerin yıllık girişi.
- 2. ay: bakım iş emirleri ve periyodik bakım tanımları; lastik envanteri.
- 3. ay: hasar kayıtları; ilk araç gelir / gider raporu.
Üçüncü ayın sonunda hangi aracın satılması, hangisinin kaplama lastiğe geçmesi gerektiğini rapor söyler.